Pendahuluan
1. Latar Belakang
Pengolahan data dilakukan dengan
menggunakan metode tertentu, sebelum mengolah data maka diadakan pengumpulan
data untuk mencari data yang diperlukan agar suatu system inpormasi yang
dihasilkan nanti tepat dan tidak mengada-ada. Dalam pengolahan data diperlukan
proses dari awal hingga akhir dan sampai pada inpormasi yang utuh, dalam proses
itu perlu diperhatikan unsur pengolahan data dan juga besar kapasitas informasi yang akan diperoleh.
Dalam pengolahan data itu bisa unsure-unsur itu di
lakukan secara keseluruhan atau diambil dan dipakai sebagian, ada juga
metode-metode yang di gunakan di dalamnya, baik itu dalam organisasi atau
perusahaan.tentu masing-masing metode
mempunyai kelemahan dan kekurangan.
2. Batasan Masalah
Dalam makalah ini, sesuai dengan judul maka kami akan
membahas masalah yaitu:
Ø Pengertian dari pengolahan data dari system
inpormasi manajemen
Ø Proses pengolahan data dan unsure-unsurnya
Ø Metode yang digunakan, kelebihan dan
kekurangannya
Pembahasan
A Pengertian Pengelolaan Data
Pengelolaan Data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk
mencapai tujuan. Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang di lakukan
oleh pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama
atau pun secara pribadi.dalam pengelolaan itu melibatkan manusia sebagai
pelaksana dan dapat menyimpan data yang ada dan didapat dari informasi
pengambilan keputusan, selain itu juga ada alat bantu mungkin berupa computer
yang yang ada di lapangan. Dengan alat bantu tersebut semua data-data yang ada
dapat diproses dan di jadikan sebuah informasi.
B. Unsur-Unsur Pengelolaan Data
Proses pengelolaan data dapat melibatkan secara keseluruhan atau sebagian
dari unsure-unsur pengelolaan data berikut:
- Pengumpulan Data (Data Capturing)
Pengelolaan data merupakan
aktifitas penangkapan data dari dalam dokumen dasar. Dokumen ini merupakan
lembaran isian data yang diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung.
Tentang dokumen diisi dan dirancang dengan jelas, mudah diisi dan dapat
meminimalisir kesalahan data.
- Pembacaan (Reading)
Pembacaan data adalah proses
pembacaan data dari dokumen dasar yang digunakakn agar dapat diproses lebih
lanjut. Proses pembacaannya dapat dilakukakn secara manual atau dengan
menggunakan alat bantu berupa mesin.
- Pemeriksaan (Verifying)
Pemeriksaan perlu dilakukan
hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari data yang di baca dari
dokumen dasar[1][1].
- Perekaman (Recording)
Perekaman data merupakan
proses penyimpanan data yang di bacakan dan diferifikasikan kedalam alat
penyimpanan berupa memori penyimpanan. Dalam system computer dapat di simpan
data dimemori sekunder berupa disk,
hard-disk dan lainnya.
- Penggolongan (Classifying)
Penggolongan informasi perlu
dilakukan untuk memenuhi kebuthan informasi berdasarkan klasifikasi tertentu.
- Pengurutan (sorting)
Sorting selalu digunakan dalam
pengelolaan data. Data-data itu perlu diurutkan agar informasi yang di hasilkan
dapat dipahami, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang disajikan.
- Peringkasan (Sumarizing)
Peringkasan data dimaksut
sebagai operasi untuk menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang
dari sekumpulan rincian data sebagi basis data yang tersimpan dalam memory.
- Pehitungan (Calculating)
Perhitungan merupakan proses
pengolahan data yang melibatkan seluruh operasi aritmatika.
- Perbandingan (Comparing)
Data-data dalam basis sumber
data-data yang ada perlu dibandingakan dengan data-data yang lain untuk
mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan data yang direkam.
- Pemindahan (Transmitting)
Dalam suatu system jaringan
computer perlu ada pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui
media tranmisi data intuk diproses lebih lanjut.
- Penampilan Kembali (Retrieving)
Pada prinsipnya informasi yang
ada merupan penampilan hasil kembali dari data-data yang telah disimpan disuatu
tempat penyimpanan sebelumnya, dan untuk menapilan kembali diusahakan data-data
itu dapat ditampilkan dengan cepat[2][2].
- Penggandaan (Reproductiont)
Penyajian informaasi,
khususnya dalam bentuk hardcopy perlu
dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai, dengan
tujuan agar infomasi itu tidak hilang.
- Penyebarluasan (Distribution)
Distribusi informasi dapat
dilakukan melalui media komunikasi data
atau dikirim dalam bentuk hardcopy
kepada setiap pemakai dalam setiap daftar tebusan laporan.
C. Metode Pengolahan Data
Ada empat metode yang digunakan dalam system pengolahan data yaitu:
1. Metode Manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data dilakukan
dengan tangan dan menggunakan alat bantu
yang sederhana seperti pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja dan
lain-lain.
2. Metode Elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara manual
dan dibantu mesin elektronik sederhana. Contoh seorang kariyawan yang bekerja
dengan menggunakan mesin cetak kolom.
3. Metode System Waarkat
Dalam system ini pengolahan
data dilakukan dengan system warkat, prinsip kerja system ini adalah data-data
mengenai suatu objek dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang.
Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data-data objek yang sama digabung
untuk membentuk suatu berkas file.
4. Metode Elektronik Komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan
dibantu dengan menggunakan alat yang makin tahun makain bertambah canggih yaitu
computer. Semua data di input dan diolah berdasarkan kebutuhan yang diperoleh
dan di lakukan juga penyimpanan agar suatu saat data itu dibutuhkan tinggal
dibuka dengan segera dan cepat[3][3].
Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam menentukan
metode pengolahann data yang tepat menurut seorang system analyst untuk mampu
memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang ingin dicapai
dari setiap metode yang dipilih yaitu:
- Volume unsure-unsur data yang dimuat
- Kompleksitas operasi pengolahan data yang diperlukan
- Batasan waktu pengolahan
- Tuntutan perhitungan
D. Bentuk Pengolahan Data Dalam
Sturktur Organisasi
Sistem impor masi dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga
bagian ,yaitu Sentralisasi, Disentralisasi dan Distribusi. Tentu saja dalam
sitiap betuk system itu mempunyai kelebihan dan kekurangan antara yang satu
dengan yang lain. Oleh karena itu bentuk pengolahan data yang tepat untuk
mengolah suatu data perlu dipertimbangkan dan dipilih agar suatu informasi yang
dihasilkan efektif dan sesuai dengan bentuk organisasi yang melaksanakanya.
a. Sentraliasasi
Pengolahan data sentralisasu adalah suatu pengolahan data
yang dilakukan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yaitu
bagian pengolahan data elektronik dan dibawak kendali pimpinan pusat. Atau
dapat juga dilakukan oleh
- Suatu biro jasa diluar organisasi yang merupakan suatu perusahaan terpisah diluar organisasi yang memberikan pelayanan untuk mengolah data.
- Fasilitas pembangunan waktu bersama yang diberi atau disewa bersama
- Suatu susunan manajemen pasilitas dimana suatu perusaaan mengambil alih pelaksanan operasi pengolahan data dalam organisasi tersebut.
Bentuk
pengolahan data sentralisasi dalam sturktur organisasi mempunyai keuntngan dak
factor pendukung.
1. Penghematan khusus dalam pengadaan personalia
Dalam system sentaralisasi
dalam pengadaan personalia untuk pengolahan data difokuskan pada bagian
pengolahan data elektronik.masing-masing unit cukup dilengkapi dengan sebuah
terminal yang digunakan untuk mengakses data. Dari server pusat.
2 Penghematan
karena meniadakan pengembangan system yang ganda.
Dalam system sentaralisasi
pengembanan system dapat dilakukan sekaligus oleh pengolahan data elektronik. Oleh karenanya pengadaan system
yang ganda dapat dihindari.
3 Mamfaat
karna standarisasi
Pengembangan system dalam
sentralisasi dilakukan oleh satu pihak saja, yaitu bagian pengolahan data
sentralisasi, hal ini akakn memberikan keuntungan karena gaya desain system
pengolahannya cenderung standar,
4 Mamfaat
karna system yang seragam
Kekurangan dalam pengolahan
data sentralisasi
1 Pengolahan
data dilakukan oleh satu orang yang memungkinkan tingkat keefektifannya
diragukan.
2 Data-data
yang ada dari bebagai unit itu dikelolah oleh orang pusat, yang mereka tidak mengataui sikon
tempat tersebut
3 Kecepatan
dalam hasil pengolahan data mungkin terkendala
4 Dalam system
ini kemungkinan gaya dari pengolahan data cenderung standar,sehingga sulit untk
kreatif
b. Desentralisasi
Pengolahan data desentralisasi adalah pengolahan data dilakukan oleh bidang
–bidang organisasi yang bersifat fungsional otonomi. Fungsi organisasi yang
bersifat fungsional otonomi adalah akutansi, keuwangan, personalia, rised dan
pengembangan.
Keuntungan dan factor-faktor yang mendukung desetralisasi
pengolahan data dalam struktur organisasi adalah.
1) Pelayanan
yang semakin baik, karena kepekaan terhadap kondisi lokasi.
Orang yang terlibat dalam
pengolahan data betuk disentralisasi adalah mereka yang paham dalam
bidangnya.hal ini akan mampu meningkatkatkan pelayana semakin baik, karena permasalahan yang
dihadapi adalah permasalahan sehari-hari.
2) Kebijakan
desentralisasi dalam manajemen
Manajemen pada tingkat tinggi
akan lebih cenderung memberi tugas dan wewenang serta tanggung jawab kapada
bawahannya.termasuk didalamnya pengolahan data.
3) Kelangkaan
yang sama di antara fungsi dan unut-unit organisasi yang mempersulit dalam standarisasi
system.
Pada dasarnya setiap unit
dalam organisai jarang mempunyai kesamaan, baik dalam fungsi, peran, pekerjaan
dll. Ini berarti tidak mungkin mengembangkan system yang seragam.
Kelemahan dalam system
pengolahan data desentralisasi adalah
1) Pengolhan
data menggunakan banyak orang, sehingga jika satu unit kerja lamban maka
informasi akan berhasil dengan pelan
2) Adanya
menimbulkan kemalasan atau kurang tanggung jawab pada pihak atasan yang selalu
melempar tugas kebawahan
3) Jika atasan
membri tugas kebawahan yang kurang mengerti daan paham tentang tanggung
jawabnya maka tugas-tugas yang diberi kebawahan yang punya bagian tadi tidak
dapat diperoleh hasil yang memuaskan[5][5]
c. Distsribusi
Dalam system
pengolahan data distribusi data-data disebarkan kebagian-bagian, kemudian
bagian itu dikumpulkan dalam satu perkumpulan secara logiks dan di awasi oleh
bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan.
Keuntungan
bentuk pengolahan data distribusi adalah
1 Dapat
menimbulkan biaya-biaya
System ini akan mampu
memberikan penghematan daya-daya baik dalam bidang personil. Hal ini tentu
mengakibatkan semakin banyaknya dipakai system distribusi ini.
2 Mempersingkat
waktu respon untuk memperoleh data-data. Data yang yang dioah dalam system
distribusi adalah data yang di terima dari masing-masing unit. Ini berarti
memperoleh data-data lebih cepat.
3 Pengontrolan
pada data lebih krits dan cermat
Pada masing-masing unit
bertanggung jawab terhadap data-data dan kelangsungan pengolahan data dan
keberhasilannya, dengan di awasi oleh orang yang mempunyai tingkatan yang
leebih tinggi dari dari pada orang yang mengolah data sehingga kecermatan dalam
data-data yang kritis itu lebih tinggi.
4 Kempuan back
up data yang lebih efektif
Dalam system ini back up data
akan lebih efektif. Karena masing unit akan bertanggung jawab terhadap
pekerjaan dan kepentingan unit itu sendiri.
Kelemahan bentuk pengolahan
data diteribusi
1 Dalah system
ini pemamfaatan orang lebih banyak dan ada keterpaksaan orang dalam mempokuskan
tenaganya dalam mentyelesaikan pekerjaan dengan cepat.
2 Jika terjadi
keterlambatan dalam menyiapkan data oleh satu unit saja maka informasi data
bisa dikatakan gagal dalam kecepatannya.
3 Jika dalam pengawasan antara atasan dengan
bawahan tidak sepaham maka akan kemungkinan muncul komplik dalam perkumpulan
yang menyatu tadi.
Penutup
A. Kesimpulan
Pengambilan keputusan informasi sangat penting, dalam pengolahan data maka
perlu di ambil metode yang tepat dan sesuai dengan kemampuan oraganisasi atau
suatu lembaga, maka disana butuh data-data yang digunakan untuk di olah, butuh
peninjauan data, penduplikasian data yang menghindari kekeliruan, dan
pengiriman data kepada orang yang perlu atau mebutuhkan data itu.
B. Saran
Jika suatu informasi disusun dalam bentuk hal yang bagus dan sesuai dalam
bentuk-bentuk yang telah ditetapkan maka, system informasinya akan berjaln
dengan baik.
Daftar Pustaka
Edhy Sutanta, 2003, System Imformasi Manajemen,
Yokyakarrta: Graha Ilmu
Htt/ Pengolhan data system
inpormasi manajemen. com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar